Les concepts clés

Le traitement d’un ordre d’achat suivra plusieurs étapes de validation avec un statut associé à chaque fois. Lorsque l’ordre est créé il peut générer, en fonction de paramétrages, un mouvement d’entrée de stock théorique. Lorsqu’il sera confirmé il va générer une demande de réception associée à une date au plus tard. La gestion de ces mouvements de stock et de réceprions planifiés permettra de réaliser le calcul des besoins et proposera au gestionnaire des réceptions les listes de livraisons prévues à date.
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La saisie des ordres

Les ordres d’achat peuvent être saisis par copie d’une commande antérieure, par appel d’une liste d’achat référencée, par reprise d’un besoin créé par le module stock ou par la saisie directe.
Il est possible de référencer des produits avec des conditions tarifaires différentes en fonction des quantités ou des conditionnements. Un contrôle peut également être effectué sur les quantités minimum de livraison. L’ordre peut être saisi avec des appels de livraisons même à date non connue.
La saisie des ordres peut distinguer plusieurs types de fournisseur (agent pour la prise de commande, fournisseur effectuant la livraison, fournisseur émetteur de facture…) et les combiner. La saisie peut gérer plusieurs adresses différentes.
Tous les états et documents associés à un ordre d’achat sont automatiquement créés sous forme d’un document PDF associé à la commande. Un cycle permet de suivre la confirmation au fournisseur, l’acceptation du délai, la validation du délai.
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La réception

La gestion des réceptions intègre un module logistique qui permet de gérer des affrètements. Les ordres de réception sont ordonnancés en fonction des délais de livraison souhaités et confirmés par le fournisseur. Les réceptions peuvent être partielles et une gestion de reliquats permet de reporter les produits non reçus. La réception peut être effectuée avec des tablettes tactiles intégrant une lecture de code à barre. les étiquettes palettes et étiquettes colis intégrant des SSCC (Serial Shipping Container Code) et des EAN128 (classiquement les AI 01/02 Article, 10 DLUO, 15 Lot) sont possibles à réception des matières. Lorsqu’une livraison est reçue incomplète un suivi peut être mis en place. Une vision synthétique est disponible pour les gestionnaires des achats. Les produits peuvent être reçus en palettes. Des listes de réception peuvent être reçues en amont de livraison afin de constituer des pré-réceptions avec une gestion des doubles unités et des lots associés.
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Le contrôle de facturation

Lors de la réception des factures fournisseurs il sera possible de vérifier toutes les livraisons pour effectuer un contrôle de facturation. L’enregistrement des BL et l’affichage des quantités réellement reçues permet de dématérialiser totalement le circuit documentaire de la réception. Des photos peuvent être associées aux réceptions ainsi que des commentaires. Pour chaque réception les articles reçus sont rapprochés de la facture émise par le fournisseur. Un suivi des cas litigieux permet d’isoler les factures concernées et de créer un circuit de traitement avec le gestionnaire de livraison et le gestionnaire des achats.

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